Toimin taloushallinnon ammattilaisten lähiesimiehenä organisaatiossa, jossa kirjanpitäjät ahkeroivat joka päivä toimistolla. Tässä blogissa pohdin sitä, mikä meitä estää tekemästä etätyötä?
Haemme nykyään tiliotetiedot aamulla pankista sähköisesti, automaattitiliöinti tiliöi rutiinikirjaukset, ja viitesuoritukset kohdistuvat ajastettuina oikeisiin laskuihin. Myös ostolaskut kiertävät sähköisesti laskujärjestelmässä. Valtaosa laskuista tulee suoraan järjestelmään ja kierron jälkeen ne maksetaan sähköisesti. Tähän mennessä ei ole mitään syytä tulla toimistolle!
Muutamat paperilla tulevat laskut pitäisi kyllä skannata järjestelmään, mutta miten? Asian voi ratkaista siten, että työkavereista se kuka on toimistolla, skannaa laskut ostoreskontranhoitajan sähköpostiin, josta ne on helppo liittää laskujärjestelmään. Edelleen ei ole tarvetta tulla toimistolle. Hyvältä vaikuttaa!
Myyntilaskut lähtevät pääasiassa laskuhotellin kautta eteenpäin, mutta kassatoimihenkilömme tarkistaa edelleen paperisia matkalaskuja. Olemme ottaneet käyttöömme sähköisen matkakulujärjestelmän, mutta jostain syystä asia ei ole edennyt pilottivaihetta pidemmälle. Miksi ei? Selvityksenä sain, että ongelma on siinä, että työntekijöiden pankkitilien muutokset eivät siirry automaattisesti palkkalaskennan ohjelmasta matkakulujärjestelmään. ICT selvittää asiaa.
Entä, jos ongelmia ilmenee? Miten ne hoidetaan? Miten TeamViewer -etäyhteys toimii organisaation sisällä? Minun olisi helppo auttaa, jos näkisin ongelman ruudulla.
Estääkö meitä epäilys, etteivät työt hoidu – luottamuksen puute? Ei estä! Luotan työkavereihini! Ongelma on enemmänkin se, että tullaan sairaana töihin. Työsopimuksetkaan eivät estä etätyöskentelyä.
Entä tietoturvallisuusasiat? On selvää, että työntekijöiden on noudatettava turvallisuusasioita, kuten tietokoneen kiintolevyn salausta. Varmistin työpaikaltani asian, että VPN-yhteys mahdollistaa tämän, ja lisenssejä on vain ostettava lisää. En ole ollut halukas ottamaan työpuhelinta, mutta työnantajan puhelin on oltava, jotta VPN-yhteys saadaan toimimaan. Entä miten pääsemme kotoa työservereille? Tämäkin on testattu, sillä johtajat ovat jo kauan tehneet etätyötä.
Etätyön edut ovat kouriintuntuvia: Työmatkaan ei mene aikaa. Työmotivaatio paranee, kun vapaus lisääntyy. Sairastaminen vähenee ja tautien leviäminen estyy erityisesti flunssa- ja epidemia-aikana. Voisimme siis keskittyä rauhassa työhömme, eivätkä ulkopuoliset ärsykkeet häiritsisi meitä. Tästä olisi hyötyä tilinpäätösaikana, sillä tilinpäätökset hiotaan Excelissä lopulliseen muotoon. Lisäksi, työtilamme vapautuisivat muiden käyttöön. Etuna voidaan pitää myös sitä, että etätyöllä voidaan pienentää toimistotyön kuluja ja samalla parantaa työn tuottavuutta.
Kun virtuaaliset työvälineet ovat kunnossa ja hallussa, niin paikkariippumaton työ on mahdollista. Vaikka etätyö parantaa prosessien toimintaa, ja työssä viihtymistä ei kuitenkaan sovi unohtaa tärkeää sosiaalisen työympäristön luomista myös paikkariippumattomaan työympäristöön. Tätä voi edistää ryhmä-chatin tai Skypen avulla. Skype on helppokäyttöinen, luotettava ja toimii monilla alustoilla. Google Hangouts:in avulla voidaan saada yksityinen videopuhelu työkavereiden kesken. Ryhmä-chattikin vaikuttaa hauskalta, mutta meitä on vain viisi, joten skype taitaa riittää. Trelloa voisi käyttää tehtävien ja aikataulutuksen apuna.
Siirtyminen paikkariippumattomaan työhön voidaan aloittaa pilottivaiheella, johon työyhteisössä sitoudutaan aluksi noin kuukaudeksi. Paikkariippumattomaan työhön siirryttäessä, on erityisen tärkeää olla aktiivinen, ja jakaa tietoa ja pyrkiä vuorovaikutukseen työkavereiden kanssa, vaikka sosiaalisessa mediassa. On myös hyvä jakaa tarinoita epäonnistumisista, kun kaikki ei menekään ihan suunnitelmien mukaan. Epäonnistumisten jakaminen madaltaa kynnystä ryhtyä etätyöskentelijäksi ja lisäksi niistä voi oppia. Piristän usein työkavereiden päivää kertomalla omista epäonnistumisista, tietysti lähinnä opetustarkoituksessa: ”Älkää tehkö kuten minä ja varsinkaan älkää tehkö mitä minä olen kertonut.”
Yksi vastaamaton kysymys jäi, miksi emme ole tehneet tätä aikaisemmin?
Comments are closed.